お申込みの流れ：スマホ画面で一歩ずつ
実際のシステム画面で、「団体」と「個人」それぞれの申込から電子参加証の発行までを順にご案内します。各ステップに「誰が・何をする・その後システムで何が起こるか」を明記しています。
なぜ、まず一次審査があるのか
そのため、お申込みは「フォームを送って終わり」ではありません。すべての申請はまず実行委員会が一次審査を行い、編成・部門・書類の完備を確認したうえで、本登録・プラン選択・お支払いへ進みます。この一段階があることで、ロームシアター京都の舞台に立つすべての団体・個人を同じ基準で——舞台、リハーサル、宿泊・交通から証明書・ビザ関連書類まで——漏れなくお迎えできます。
審査は実行委員会が行います。書類の追加が必要な場合は一件ずつメールでご連絡し、無断で不受理にすることはありません。
団体の流れ · 7 ステップ
申請は代表者が 1 件のみ。団員は各自で自分の情報を入力します。
専用ページのリンクが見つからない場合は「申請状況の確認」で申請番号とメールを入力してください。承認後は個人ページ、代表者ページ、団員招待リンクがそのページに表示されます。
- 1代表者／先生
代表者が団体申請を 1 件送信
公式サイト「申請・登録」ページで「団体」を選び、団体名、代表者、編成、予定人数、国、希望部門、メール、電話を入力。写真・プロフィール・演奏動画のリンクも添付できます。団体で 1 件だけです。
送信後すぐに申請番号（AP-XXXXXX）が発行され、確認メールが代表者に届きます。
操作する場所
申請ページ：「団体」を選んで基本情報を入力 
フォーム最下部：公式 LINE 追加にチェックして送信 - 2実行委員会
実行委員会が審査し、結果をメールで通知
実行委員会が申請内容（編成・部門・書類の完備）を確認します。追加書類が必要な場合はメールでご連絡し、承認後に「団体申請承認」のメールをお送りします。
お待ちの間は申請番号とメールで「申請状況の確認」からいつでも状況を確認できます。
操作する場所- 申請状況の確認：申請番号＋メールを入力 ›
- 審査結果は申請時のメールアドレスに届きます
申請状況の確認：番号とメールを入力 - 3システム → 代表者
承認メールに代表者ページ、団体ページが作成される
承認メールには代表者ページのリンク（専用・転送不可）と団体コード KY27-XXXXXX が記載されます。代表者ページでは団員数、提出済み人数、団体登録の状態、入金確認数、未払い合計が一目でわかります。
ページ上部の 5 つの入口：団体登録情報、全体の状況、団体一括送金、全体のスケジュール、同行者の登録ページ。
操作する場所- 承認メールの「代表者ページ」ボタン専用リンク・転送不可
- メールが見つからない場合は申請状況の確認へ。承認後は代表者ページと団員招待リンクが表示されます ›
承認メール：団体コード、次の 3 ステップ、団員登録リンク 
代表者ページ：団体全体の進捗 - 4団員
団員が招待リンクから各自で登録
代表者がページ内の「団員登録リンク」または QR を全団員（同行者を含む）に共有。団員はリンクを開くと所属団体名が表示され、氏名、パスポート英字名、国籍、区分、楽器／パート、メール、携帯を入力します。
代表者ページには各団員の未入力項目がリアルタイムで表示され、ワンタップで催促、代理入力もできます。
操作する場所- 団員：代表者から共有された招待リンクを開く／QR を読み取る
- 代表者：代表者ページ「団員の登録状況」でリンクと QR を取得。申請状況の確認にも同じ招待リンクがあります ›
代表者ページ：招待 QR／リンク、団員の登録状況、催促ボタン 
団員が招待リンクを開く：所属団体は固定、個人情報を入力 - 5代表者
代表者が団体情報と演奏曲目を入力し、団体登録を送信
「団体登録情報」で部門、実参加人数、指揮者、パート編成を入力し、演奏曲目を追加（合計時間と部門の制限時間を自動計算）、団体書類をアップロードし、規約に同意して送信します。
年齢区分は団員の生年月日からシステムが判定し、実行委員会が確認します。
操作する場所- 代表者ページ → 「団体登録情報」
- 代表者ページの入口：承認メールのボタン、または申請状況の確認 ›
団体登録情報：部門、人数、指揮者、パート、年齢区分の自動判定 
一時保存または団体登録を送信 - 6団員／代表者
お支払い：団員各自、または代表者が一括送金
各自のページ「費用とお支払い」に参加プラン、マスタークラス、楽器レンタル、合同演奏などが一人ずつ明細表示されます。団員が各自送金するか、代表者が「団体一括送金」で全員分をまとめて送金し登録します。
送金先、SWIFT、「氏名＋末尾 5 桁」の備考ルールはページに記載、ワンタップでコピーできます。
操作する場所- 団員：個人ページ → 「費用とお支払い」個人ページのリンクは登録完了画面に表示。その後は代表者ページの各団員名の横にもあるので、代表者から受け取ってください
- 代表者：代表者ページ → 「団体一括送金」
団体一括送金：台湾送金と海外送金の案内（イメージ） 
団員ページ：費用とお支払い、項目ごとの状態 - 7システム
入金確認後、電子参加証が有効に
入金が確認されると、各団員ページの「電子参加証」が自動で解除され、会場で提示またはスキャンするだけで受付・入場できます。受付のたびに京都限定の記念カードも発行されます。
代表者には団体受付用の QR が別途用意されます。
操作する場所- 団員：個人ページ → 「電子参加証」
- 代表者：代表者ページ → 団体受付 QR
入金確認前：電子参加証はロック、会場受付状況と記念カード 
電子参加証のサンプル：氏名、所属、QR、日程
個人の流れ · 6 ステップ
独奏・声楽・室内楽の参加者がご自身で進めます。
専用ページのリンクが見つからない場合は「申請状況の確認」で申請番号とメールを入力してください。承認後は個人ページ、代表者ページ、団員招待リンクがそのページに表示されます。
- 1参加者本人
個人申請を送信
公式サイト「申請・登録」ページで「個人」を選び、氏名、楽器／声楽区分、国、希望部門、メール、電話、プロフィールを入力。動画リンクも添付できます。
送信後に申請番号と確認メールが届きます。
操作する場所
申請ページ：「個人」を選択 - 2実行委員会
実行委員会が審査し、結果をメールで通知
審査後に「個人申請承認」のメールが届き、個人ページの専用リンクが記載されています。
お待ちの間は申請番号とメールで状況を確認できます。
操作する場所- 申請状況の確認：申請番号＋メールを入力 ›
- 審査結果は申請時のメールアドレスに届きます
申請状況の確認 
承認メール：申請番号、次のステップ、個人ページのボタン - 3参加者
個人ページを開く
ページ上部に氏名、参加者番号、登録・支払期限、7 つの入口（電子参加証、登録情報、お支払い、スケジュール、記念カード、サポート、書類ダウンロード）、その下に 5 段階の進捗バーがあります。
どこまで進んだか、何が足りないかは進捗バーに表示されます。
操作する場所- 承認メールの「個人ページ」ボタン専用リンク・転送不可
- メールが見つからない場合は申請状況の確認へ。承認後は個人ページのリンクが表示されます ›
個人ページ上部 
登録の進捗：申請→審査→入力→支払→電子参加証 - 4参加者
詳細情報、演奏曲目、プラン、ご要望を入力
部門と楽器、演奏曲目、参加プラン、宿泊・交通、楽器レンタル、身分証明書のアップロードなどをセクションごとに入力。送信後に修正したい場合は「提出済み情報の修正申請」でセクションと理由を選びます。
身分証明書は実行委員会が一件ずつ確認し、不足があれば「書類審査」に表示されます。
操作する場所- 個人ページ → 「登録情報」
- 個人ページの入口：承認メールのボタン、または申請状況の確認 ›
登録情報の詳細：提出済み・審査中、修正申請の欄 - 5参加者
お支払い
「費用とお支払い」に金額と状態（未払い／取消／確認済み）が項目ごとに表示されます。ページの送金先へ送金して登録します。
費用は一人ずつの計算で、団体合計額はありません。
操作する場所- 個人ページ → 「費用とお支払い」
費用とお支払い - 6システム
入金確認後、電子参加証が有効に
入金確認後に電子参加証が自動で解除され、会場でスキャンして受付。受付のたびに京都限定の記念カードが発行されます。
操作する場所- 個人ページ → 「電子参加証」
電子参加証：ロック→有効、受付状況 電子参加証のサンプル