報名流程圖解：手機畫面逐步
用真實系統畫面，把「團體路線」與「個人路線」從送出申請到電子證開通一步步走一遍。每一步標明誰做、做什麼、系統接著發生什麼。
為什麼要先經過初步申請審查
所以報名不是「填表就算」：每一件申請先由實行委員會做初步審查，確認編制、類別與資料完整，核准後才開放完整報名、方案選擇與繳費。這一關讓每一個登上 ROHM Theatre Kyoto 的團體與個人，都能在同一個標準上被妥善安排——舞台、排練、住宿交通到證件與簽證文件，一件都不漏。
審查由實行委員會辦理；需要補件會以 Email 逐件通知，不會被無聲退件。
團體路線 · 7 步
團長只填一份申請；團員各自填自己的資料。
找不到專頁連結？到「查詢申請進度」輸入申請序號與 Email，核准後頁面會直接列出個人專頁、團長專頁與團員邀請連結。
- 1團長／老師
團長送出一份團體申請
官網「申請與報名」頁選「團體報名」，填團名、代表人、編制、預估人數、國家、意向組別、Email、電話，可附照片、簡歷與演出影片連結。整團只填這一份。
送出後立刻拿到申請序號（AP-XXXXXX），確認信寄到團長 Email。
在哪裡操作
申請頁：選「團體報名」，填團體基本資料 
表單最下方：勾選加入官方 LINE，按送出 - 2實行委員會
實行委員會審核，Email 通知結果
實行委員會審閱申請（編制、類別、資料完整度）。需要補件會以 Email 通知；核准後寄「團體申請已核准」信。這一關是為了讓每一個登上舞台的團體都準備到位。
等待期間可用序號＋Email 在「查詢申請進度」隨時查看狀態。
在哪裡操作- 查詢申請進度：輸入序號＋Email ›
- 審核結果寄到申請時填的 Email
查詢申請進度：輸入序號與 Email - 3系統 → 團長
核准信附團長專頁，系統建好團體專頁
核准信裡有團長專頁連結（專屬、勿轉傳）與團體代號 KY27-XXXXXX。團長專頁一眼看到：團員數、已送出人數、團體報名狀態、繳費確認數、全團未繳合計。
專頁上方五個入口：團體報名資料、全團狀況、團體代收匯款、全團賽程、隨行人員自行報名頁。
在哪裡操作- 核准信裡的「團長專頁」按鈕專屬連結，勿轉傳
- 沒收到信？查詢申請進度，核准後會列出團長專頁與團員邀請連結 ›
核准信：團體代號、接下來三步、團員報名連結按鈕 
團長專頁首屏：全團進度一目了然 - 4團員
團員各自用邀請連結填個人資料
團長把專頁裡的「團員報名連結」或 QR 轉發給全體團員（含隨行人員）。團員點開就看到自己要加入的團名，填中文姓名、護照英文姓名、國籍、身分、樂器／聲部、Email、手機。
團長專頁即時顯示每位團員還缺哪幾項，可一鍵「催一下」，也可代填。
在哪裡操作- 團員：點團長轉發的邀請連結或掃 QR
- 團長：團長專頁「團員報名進度」區取得連結與 QR；查詢申請進度也有同一條邀請連結 ›
團長專頁：邀請 QR／連結、團員報名進度、催填按鈕 
團員打開邀請連結：所屬團體已鎖定，填個人資料 - 5團長
團長填團體資料與曲目，送出團體報名
在「團體報名資料」填賽事類別、實際參賽人數、指揮、聲部配置，新增曲目（系統自動算總長與組別限時）、上傳團體文件，勾同意條款後送出。
年齡組由系統依團員出生日期判定、實行委員會確認。
在哪裡操作- 團長專頁 → 「團體報名資料」
- 團長專頁入口：核准信按鈕，或查詢申請進度 ›
團體報名資料：類別、人數、指揮、聲部，年齡組自動判定 
暫存或送出團體報名 - 6團員／團長
繳費：團員各自繳，或團長代收一次匯款
每人的費用在各自專頁「我的費用與繳費」逐項列出（參加方案、大師班、樂器租借、聯合大合奏…），逐人計價。可團員各自匯款，或團長用「團體代收匯款」一次匯入全團金額並登錄。
匯款資訊、SWIFT 與「姓名＋末五碼」備註規則都在頁上，附一鍵複製。
在哪裡操作- 團員：個人專頁 → 「我的費用與繳費」個人專頁連結在填完資料的成功畫面；之後團長專頁每位團員名字旁都有，請團長轉給你
- 團長：團長專頁 → 「團體代收匯款」
團體代收匯款：台灣匯款與海外電匯資訊（示意） 
團員專頁：我的費用與繳費，逐項狀態 - 7系統
入帳確認後電子證開通
財務確認入帳，每位團員專頁的「我的電子證／參賽證」自動解鎖，現場出示或掃碼即可報到、通行；每次報到還會生成一張京都限定紀念卡。
團長另有全團報到用的 QR。
在哪裡操作- 團員：個人專頁 → 「我的電子證／參賽證」
- 團長：團長專頁 → 全團報到 QR
繳費確認前：電子證鎖定；現場報到狀態與紀念卡區 
電子證樣本：姓名、所屬、QR、場次
個人路線 · 6 步
獨奏、聲樂、室內樂參賽者自己走完。
找不到專頁連結？到「查詢申請進度」輸入申請序號與 Email，核准後頁面會直接列出個人專頁、團長專頁與團員邀請連結。
- 1參賽者本人
送出個人申請
官網「申請與報名」頁選「個人報名」，填姓名、樂器／演唱類型、國家、意向組別、Email、電話、簡介，可附影片連結。
送出後拿到申請序號與確認信。
在哪裡操作
申請頁：選「個人報名」 - 2實行委員會
實行委員會審核，Email 通知結果
實行委員會審閱後寄「個人報名已核准」信，信裡附個人專頁專屬連結。
等待期間可用序號＋Email 查進度。
在哪裡操作- 查詢申請進度：輸入序號＋Email ›
- 審核結果寄到申請時填的 Email
查詢申請進度 
核准信：申請序號、接下來的步驟、個人專頁按鈕 - 3參賽者
打開個人專頁
專頁首屏：姓名、參賽者編號、報名與付款截止日、七個入口（電子證、報名資料、繳費、賽程、紀念卡、專人協助、文件下載），下方是五步進度條。
每一步做到哪、還缺什麼，進度條直接標出來。
在哪裡操作- 核准信裡的「個人專頁」按鈕專屬連結，勿轉傳
- 沒收到信？查詢申請進度，核准後會列出個人專頁連結 ›
個人專頁首屏 
報名進度：申請→審核→填表→繳費→電子證 - 4參賽者
填完整報名資料、曲目、方案與需求
分區段填：參賽組別與樂器、曲目、參與方案、住宿交通、樂器租借、證件上傳等；送出後若要改，用「申請修改已送出的資料」選區段並說明原因。
證件由實行委員會逐份審查，缺件會在「我的文件審查」標示。
在哪裡操作- 個人專頁 → 「報名資料」
- 個人專頁入口：核准信按鈕，或查詢申請進度 ›
完整報名資料：已送出待審；申請修改區段 - 5參賽者
繳費
「我的費用與繳費」逐項列出金額與狀態（待付／已取消／已確認）；依頁上匯款資訊匯款並登錄。
逐人計價，沒有團體總價。
在哪裡操作- 個人專頁 → 「我的費用與繳費」
我的費用與繳費 - 6系統
入帳確認後電子證開通
財務確認後電子證自動解鎖，現場掃碼報到；每次報到生成京都限定紀念卡。
在哪裡操作- 個人專頁 → 「電子證」
電子證鎖定→開通；報到狀態 電子證樣本